Creo que todos estamos de acuerdo en el título del post. Empezamos un nuevo año y económicamente las cosas no pintan muy bien. No obstante animo a cualquier empresa a “arriesgar” y estudiar la posibilidad de mejorar sus procesos mediante tecnología BPMS, ya que no supone un gran esfuerzo económico ver los primeros beneficios de implantar un sistema de gestión por procesos como AuraPortal.

Algunos consejos que doy son:

Analicen y detecten algún proceso o área de la empresa que actualmente tenga problemas en la ejecución de los procesos en los que participan, como podrían ser cuellos de botella, poco control de la información, problemas que afectan a la atención del cliente, en las ventas, etc…. Luego establezcan unos indicadores con los cuales podrán valorar si el proceso mejora o no, y imputen sus valores actuales.

Algunos indicadores podrían ser:

• Proceso de recepción y entrega de pedidos. Indicador del tiempo y de las incidencias detectadas por el cliente.
• Proceso de gestión comercial. Indicador de nuevas oportunidades por comercial, previsión de ventas por comercial, ofertas perdidas o desestimadas, etc…

Seguidamente traslade a su consultor de AuraPortal esta problemática y pídale una demostración personalizada de como con AuraPortal podría mejorar en la ejecución de ese proceso.

Una vez convencido, adquiera inicialmente el número de licencias necesario para poner el proceso en marcha (a medida que vaya desarrollando más procesos puede ir adquiriendo más licencias según se necesiten), su consultor le implantará el proceso y realizarán simulaciones del mismo con todos los actores que participen. Una vez aprobado el proceso se publicará en real/producción y a partir de entonces seguirá alimentando sus indicadores con los nuevos resultados.

Nuestra experiencia nos ha demostrado que siempre se obtienen mejoras, incluso a veces algunas que se desconocían. Tienen que ser conscientes que el famoso “Retorno de la inversión” (ROI para los que saben demasiado) a veces no se puede cuantificar económica o porcentualmente. Entre muchos, algunos de los beneficios pueden ser:

• Mejora de la productividad.
• Disminución de los errores humanos.
• Mejora en la atención al cliente. (Que podría suponer un aumento en su facturación.)
• Incremento de la motivación de los empleados. (Que puede ayudar a que participen en las mejoras del proceso.)
• Destinar menos recursos a la realización de algunas tareas.
• ETC.

Y por último, ¿por qué con AuraPortal?

Porque gracias a la facilidad de uso en el desarrollo de los procesos, permite realizar el mismo trabajo que con otros BPMS en la mitad de tiempo, y casi siempre con mejores resultados que sus competidores.

Además y gracias a una buena formación al cliente, éste puede llegar a realizar cambios en sus procesos sin la necesidad de dependencia del consultor, y con el respectivo ahorro de costes que ello supone.

Bien, ahora espero que todos se animen a dar un primer paso, como ven, si se dedica tiempo a analizar y planificar la puesta en marcha una pequeña inversión puede suponer unos grandes beneficios.

Mis mejores deseos para todos en estas fiestas, y un feliz y próspero año 2012 en el que esperemos implantar muchos AuraPortales!

Suerte.

Podéis encontrar la noticia en el siguiente link: http://www.computing.es/Casos/201112190000/GESTION-Grup-Balfego-traza-su-exito-con-innovacion.aspx

Desde aquí quiero dar las gracias a todo el equipo de Grup Balfegó por permitirnos participar de su maravilloso proyecto.

Un servicio web (en inglés, Web service) es una pieza de software que utiliza un conjunto de protocolos y estándares que sirven para intercambiar datos entre aplicaciones. Distintas aplicaciones de software desarrolladas en lenguajes de programación diferentes, y ejecutadas sobre cualquier plataforma, pueden utilizar los servicios web para intercambiar datos en redes de ordenadores comoInternet.

Lo podría llegar a sintetizar en: Servicio basado en web que sirve para intercambiar datos entre distintas aplicaciones.

Y el concepto descrito en una imagen sería como:

AuraPortal trae “de serie” diversos servicios web para crear, eliminar, actualizar o obtener datos de su propia estructura, disponiendo así de un sistema muy sencillo de integración con otras aplicaciones.

AuraPortal, pasa a ser una pieza central del sistema tecnológico de cualquier organización, interactuando con las demás aplicaciones existentes, como: aplicativos de gestión de facturación, contabilidad, tesorería, gestión de clientes (CRM), gestión de almacenes, etc…

De manera que los procesos pueden en cualquier momento acceder a esas aplicaciones para obtener o servir datos, de la misma manera que esas aplicaciones pueden realizar las mismas funciones contra AuraPortal.

Un pequeño ejemplo puede ser un proceso de gestión de impagados. Imaginemos que hemos programado una aplicación que cada día realizará una lectura de la tabla de vencimientos de nuestro sistema de facturación.

En el momento en que la aplicación detecte un saldo vencido hemos programado que mediante un Web Service, llame al proceso de “Gestión de impagados” (publicado como Web Service), a este servicio web le pasaremos el nombre del cliente, el nº de factura, el importe y la fecha de vencimiento. Esto iniciará el proceso en AuraPortal que enviará dicha información al usuario que hayamos definido en la configuración del proceso. El proceso finalizará con el cobro de la factura, y programando que una vez sucedido, acceda de nuevo a la tabla del programa de facturación para actualizar el vencimiento como cobrado.

Éste puede ser un ejemplo de integración de AuraPortal con otros sistemas externos, pero hay miles! Todo dependerá de los sistemas que se tengan y del tipo de procesos que se quieran desarrollar. Lo interesante de todo es que cada día más sistemas contienen Web Service para poder comunicarse y esto hace que el intercambio de información sean tareas sencillas de programación en cuanto a tiempos y claro está, costes.

Por último os pongo un pequeño extracto de integraciones que se han realizado con AuraPortal:

A3ERP (antes Nexus ERP).
Navision Dynamics.
Navision Axapta.
SAP.
Ross Enterprise.
Exact Dimoni.
Movex (AS400).

Pronto hablaré de más funcionalidades de las que dispone AuraPortal para integrarse con otras aplicaciones.

La posibilidad de escoger el lugar de almacenamiento de la documentación. Hasta ahora al trabajar con Sharepoint, toda la documentación se guardaba en la base de datos SQL de Sharepoint (conocida también como base de datos de contenido). Ahora tenemos la posibilidad de almacenar la información en un sistema File System, como una unidad de red o local. En la siguiente imagen podemos ver las diferentes opciones:

De esta manera podemos guardar la documentación que nos interese fuera de la base de datos y así no sobrecargarla de información.

Al crear nuestros términos de tipo biblioteca (Documentos) para utilizar en nuestros procesos, ahora podemos:

• Seleccionar la ubicación del almacenamiento, de todas las posibles que hayamos dado de alta en el paso anterior.
• Definir la presentación básica de ese campo, con sus columnas y filtros que necesitemos.
• Definir etiquetas adicionales que necesitemos para dotar de más información cualquier documento.

Próximamente subiré un vídeo con un ejemplo de todas estas funcionalidades.

]]> http://falagan.wordpress.com/2011/12/06/la-gestion-documental-en-auraportal/feed/ 2 mfalagan gesdoc1 http://falagan.wordpress.com/2011/11/11/ahora-ya-no-tienes-excusas-para-adquirir-auraportal/ http://falagan.wordpress.com/2011/11/11/ahora-ya-no-tienes-excusas-para-adquirir-auraportal/#comments Fri, 11 Nov 2011 18:12:06 +0000 Marcos http://falagan.wordpress.com/?p=118 ]]> AuraPortal ha lanzado durante el mes de Noviembre una oferta para poder adquirir 2 licencias internas y 4 procesos ya pre-diseñados a un precio ¡ INCREÍBLE! 

Para todos aquellos que quieren introducirse en el mundo del BPM ésta es una oportunidad única.

Si estáis interesados en esta oferta podéis llamar a VyA Grup y solicitar más información.

En la definición de AuraPortal encontramos: Cuentas son las referencias a entidades o personas ajenas a la empresa pero que mantienen o pueden mantener relaciones con la misma (cliente, proveedor, agente, colaborador, concesionario, subcontratista, organismo público, etc.).  Pues eso, que hay recogeremos la información de todas ellas.

Aquí vemos una captura de pantalla de los datos de una cuenta:

Como se puede apreciar, esta ficha contiene los datos básicos de contacto e información del cliente, proveedor, etc. En la barra superior encontramos una botonera con varias opciones, a destacar entre ellas:

Planning: Aquí encontraremos un calendario que nos mostrará una planificación visual de todas las tareas libres, en la que ésta cuenta ha sido enlazada. (Otro día mostraré esto con más detenimiento).

Costes e Ingresos: Relación de los costes/ingresos imputados en las tareas libres, en la que de nuevo, la cuenta está enlazada.

Rentabilidad: Nos muestra la información de Ingresos-Costes.

Anexos: Mismo concepto que en la familia de empleados. Aquí podemos generar campos adicionales a los de la ficha y generar anexos para adjuntar documentación. Ejemplos:

• Anexo de información financiera sobre el cliente.
• Anexo de documentación, donde almacenar todos los documentos relacionados con la cuenta.
• Anexo de presupuestos, pedidos, etc.
• Anexo de reclamaciones.

Y cualquiera que se necesite.

En esta captura de pantalla vemos el ejemplo de un anexo de reclamaciones de una cuenta:

Como podemos apreciar en este anexo, aquí se recoge la información de las diferentes reclamaciones de esa cuenta, como el estado, la fecha, el asunto, la clase de reclamación o el nivel de gravedad. Y tengo que destacar que todo esto es 100% parametrizable por cada cliente según sus necesidades, pudiendo crear un anexo totalmente diferente con más o menos opciones, y sin programar!

Volviendo a la pantalla inicial…solo nos queda el botón cuentas indirectas. Aquí podremos encontrar la relación de cuentas indirectas de la cuenta en la que estamos. Valga la redundancia! Me explico: Imaginemos que tenemos un colaborador comercial que nos trae posibles referencias de clientes a nuestra empresa. Nosotros decidimos dar de alta esas referencias pero en el apartado de la ficha de la cuenta, en “Responsable” vemos una opción que nos dice “Indirecta a través de”, si seleccionamos esa opción allí buscaríamos la cuenta de nuestro colaborador, de manera que al acceder a la ficha del colaborador y pulsar sobre cuentas indirectas veríamos todas sus posibles referencias. Espero que haya quedado claro….

Más cosas. El apartado enlaces (abajo a la derecha de la primera captura de pantalla). Allí vemos toda la información “enlazada a esa cuenta”, como tareas, documentos, items o proyectos. Hoy solo explicaré el apartado de tareas.

Imaginemos que tenemos desarrollado un proceso de seguimiento comercial y en él, tenemos un campo donde seleccionamos la cuenta a la que le hacemos el seguimiento. Pues podemos hacer que cada vez que se inicie un proceso relacionado con esa cuenta lo enlace a su ficha, de manera que desde la ficha de cuentas podríamos acceder a la información de los diferentes procesos en los que la cuenta fue enlazada. En el ejemplo de la captura de pantalla vemos que tiene 105 tareas. Si abrimos nos encontramos con esta pantalla:

En este ejemplo podemos ver que el cliente ha sido enlazado a diferentes procesos como, CRM_Atención al Cliente o Entrega de Análisis, y entrando en cualquier de ellos accedemos a la información relativa al proceso y a su estado:

De esta manera controlamos todos los procesos y fácilmente obtenemos la información de los procesos en los que ha sido enlazada la cuenta.

Ejemplo: Imaginemos que el cliente nos llama por teléfono. Mientras le atendemos y lo saludamos, entramos en su ficha y consultamos en las tareas enlazadas si tiene procesos abiertos y podemos informarle en el mismo momento de la situación de todas sus interacciones con nuestra compañía. Esto es cultura CRM!!!

Como hemos podido comprobar en la segunda familia comentada, AuraPortal también dispone de una base de datos para cuentas y de la misma manera que con la familia de empleados, también podemos utilizarla en procesos como:

Seguimiento comercial, Atención al cliente, Ofertas, Pedidos, Reclamaciones, y todos aquellos procesos que pueden estar relacionados con nuestros clientes, proveedores, colaboradores, etc…

En los próximos días elaboraré unos cuantos posts destacando las mejoras más importantes y seguiré hablando de las familias de AuraPortal.

Saludos!

Últimamente estoy leyendo en muchos sitios las maravillas y grandezas de tener un BPMS implantado en tu organización, pero no debemos olvidarnos de que son herramientas que tendrá que utilizar o programar alguien.

La herramienta es el soporte para automatizar unos procesos que alguien antes deberá haber pensado, analizado y desarrollado, y que finalmente alguien deberá utilizar. No me atrevo a decir que tanto por ciento de importancia debe tener cada uno, pero un 50/50 creo que no sería nada raro.

No se de quien es esta frase, pero me gusta: Automatizar el caos solo hace que cometamos los errores más rápidamente.